Nous avons effectué une première semaine de travaux. Dans le but de permettre un désamiantage, nous avions des arbres/branches à couper, des pièces à vider, du tri à faire, des premiers voyage à faire vers la déchèterie.

Nous avons profité de la fin de l’année pour inviter quelques amis à se joindre à nous pour l’occasion. Avant cela, nous avions confié la maison à de la famille, pour qu’il puisse profiter de notre « centre aéré » librement. Et dans les deux cas, nous avons été confrontés aux mêmes questions :

Qu’est-ce que je dois faire ?

Où est-ce que je pose ça ?

Travailler à plusieurs c’est savoir coordonner les forces

Ces questions ne sont pas un problème mais un symptôme. Elles montrent que l’équipe est mobilisée pour accomplir du travail.

Le soucis c’est qu’à passer son temps à répondre à droite et à gauche, on est soit même sur aucun chantier. Répondre en continue à la question « qu’est ce qu’on doit faire maintenant ? » n’est pas si facile. Il faut avoir une bonne vision des priorités, de la liste des chantiers, du nombre de personnes disponibles, du type de missions à accomplir, des capacités de chacun, tout en respectant les envies individuelles, tout en gardant en tête ses propres missions.

Le premier élément de réussite d’un chantier est donc d’être capable de rendre autonome tous ses participants :

• qu’ils connaissent la typologie du lieu
• le nom des espaces, pièces, …
• où sont rangés les outils, où l’on stocke le matériel, …
• qu’ils sachent quoi faire, voir si possible, qu’ils puissent choisir quoi faire, en fonction de leurs capacités et de leurs envies

Pour avancer il faut savoir où l’on va

« A quoi bon couper cette arbre ? Je pourrais aller remplir ce sac à la place ».

Pour donner de l’autonomie, il est bon aussi de donner de la perspective. Nous avons commencé par noter l’objectif final du chantier : Pouvoir lancer le chantier de désamiantage.

Nous avons ensuite listé les tâches à réaliser. Ces tâches et l’objectif doivent être connus de tous, pour que les actions individuelles aillent dans le sens commun et que tous les participants agissent dans ce même but.

Pour cela, nous avons introduit un tableau d’affichage, comme j’en utilise lors du suivi d’un projet web. Cette fois, pas de bug à résoudre, mais des actions et tâches diverses. Ce premier tableau a été mis en place au 2ème jour de chantier, après 2 jours passés à 4, et avec 4 autres personnes arrivant le lendemain.

Si à 4 il n’est pas trop difficile d’organiser les forces, à 8 il est difficile d’être à tous les postes à la fois. Il m’a été indispensable pour préserver du temps et ne pas passer mes journées à passer de poste en poste, de centraliser les informations, permettant aussi de fédérer les motivations.

Chaque Post-it représente une tâche à réaliser, elles sont déplacées de cases en cases, en fonction de leur avancement.

Ce tableau, dans sa première version, a évolué au cours de la semaine et évoluera encore. Le but était de répondre rapidement au besoin : centraliser la liste des choses à faire en un même lieu accessible à tous.

En revanche, il présentait des défauts : on ne visualise pas l’objectif final, on ne comprend pas la priorité des tâches les unes par rapport aux autres.

La première amélioration a été d’utiliser deux couleurs différentes pour les actions en intérieur ou en extérieur (possiblement sous la pluie ou sur terrain glissant).

Il est composé comme suit :

URGENT – à terminer dans la journée

A faire aujourd’hui – les actions importantes à faire ensuite

A faire demain – pour anticiper les actions à venir

Terminé – ce qui a été terminé

C’est tout de suite la dernière case qui a eut le plus de succès

Ci tôt installé, et après quelques explications sur l’utilisation d’un tel tableau dans le suivi d’un projet, une petite introduction à l’agilité et au management visuel, les regards se sont portés sur la dernière case, qui s’est très vite remplie.

Pendant les pauses café, nous avons lancé un nouveau rituel : inspecter le tableau, organiser les post-it, en supprimer, en ajouter (même si cette dernière action n’est pas encore la préférée de tous), et déplacer dans la dernière case les Post-it !

Comme pour un projet, le tableau a plusieurs effets bénéfiques, il permet de :

• Centraliser la liste des actions à réaliser sur la période du chantier
• Prioriser : position les tâches à réaliser en urgence dans la journée (important quand on nous a prêté un outil par exemple, ou qu’une personne n’est disponible qu’une demie journée)
• Visualiser ce qui est prévu
• Mettre à jour : car une tâche en entraine souvent une autre (après avoir coupé le noisetier, il faut ranger le bois, puis le broyer ou le trier)
• Motiver les troupes, en visualisant la somme de travail accomplit
• Donner de l’autonomie, en permettant à chacun d’avoir son propre rythme et de choisir ce qu’ils veulent faire

Rien de telle que visualiser ses efforts pour aller au bout des choses

Nous avions sans doute sous estimé nos capacités pour ce premier chantier, car nous avons largement dépassé nos objectifs. Mais à plusieurs moments, nous avons du revoir nos actions : pour cause de mauvais temps, d’envie, de matériel manquant, du nombre de personnes disponibles, …

Ce que nous retenons de cette première expérience :

• Il faut afficher le/les objectif(s) finaux
• Il ne faut pas hésiter à noter des micro tâches qui peuvent être réalisées par les moins vigoureux
• Il faut bien présenter le chantier en amont et permettre de retrouver les informations de base facilement (où sont rangés les gants ? où stocke-t’on le bois ?).

Nous avons déjà noté quelques améliorations à prévoir :

• Laisser à disposition une liste des espaces avec leur nom, ainsi qu’une fiche présentant où sont stockées les choses
• Afficher les objectifs
• Afficher l’équipe : qui fait quoi ? qui a travaillé sur quoi ?
• Voir plus grand : le tableau a été fait rapidement et l’espace pour les Post-it est petit, les zones doivent être plus conséquente pour permettre de mieux trier et organiser les tâches
• Modéliser la priorité et les dépendances entre les tâches
• Afficher la suite : quel est le prochain objectif
• Présenter des tâches relatives à plusieurs objectifs (sous chantiers)

Ce qui est certain, c’est ce que tableau va nous suivre pendant toute la réalisation du chantier. Une fois sur le chemin du retour, nous avons commencé à noter les prochains objectifs et à lister les choses qui seraient à faire. Mais la prochaine étape sera d’améliorer le tableau pour y présenter toutes ces actions à venir.

Conception du tableau

 Pour la petite histoire, j’ai réalisé deux tableaux, à partir de vielles portes trouvées sur place.

Elles ont été peintes avec de la peinture spéciale craie. J’ai aussi commencé à coller des plaques de lièges récupérées dans la rue. Nous ne sommes pas au bureau, aucun Post-it ne va tenir sur du bois, sur une planche qui sera déplacé, peut-être en extérieur.

J’ai aussi acheté un feutre Posca spéciale craie pour pouvoir effacer mais mieux visualiser ce qui est écrit de loin.